Primii ani sub lupă: Cum organiza controlul ANAF în debutul unui business românesc -

Primii ani când devii antreprenor vin cu entuziasm, dar și cu o listă lungă de lucruri necunoscute, printre care se numără și primele interacțiuni cu Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Un control fiscal poate părea intimidant, mai ales pentru fondatorii fără experiență în contabilitate sau legislație fiscală. Realitatea este că ANAF are dreptul legal să verifice activitatea firmelor nou-înființate, mai ales dacă apar semnale de alarmă în declarații sau în documentele fiscale. Potrivit datelor oficiale din 2024, aproape 18.000 de controale au fost efectuate în rândul microîntreprinderilor, dintre care 27% au fost în primul an de funcționare. Cele mai frecvente motive pentru demararea unei inspecții sunt diferențele între TVA-ul declarat și cel dedus, lipsa unor documente și înregistrările contabile greșite. Dincolo de aceste aspecte tehnice, mulți antreprenori povestesc că primul control le-a oferit și ocazia să înțeleagă mai bine ce înseamnă “conformarea voluntară”. Altfel spus, este mai simplu să colaborezi decât să te opui.

Greșelile care aprind beculețul roșu la ANAF
Există un exemplu de greșeli contabile și fiscale care cresc riscul de a atrage un control ANAF în primii doi ani de activitate. Printre cele mai frecvente se numără nerespectarea termenelor de declarare și plată a taxelor, inclusiv TVA, impozitul pe profit sau contribuțiile sociale. De asemenea, o atenție sporită este acordată firmelor care solicită rambursări consistente de TVA, dar nu au un istoric de activitate solid sau au un număr suspect de mic de angajați raportat la cifră de afaceri. Conform unei analize realizate de Consiliul Național al IMM-urilor din România, 42% dintre start-up-urile care au fost controlate în 2023 au avut erori majore în facturare și înregistrări incomplete ale veniturilor. În plus, folosirea excesivă a numerarului, fără justificare documentară riguroasă, declanșează suspiciuni de evaziune fiscală, mai ales în domenii precum comerțul cu ridicata sau serviciile HoReCa. Un alt semnal de alarmă îl reprezintă discrepanțele între ce se declară la ANAF și ce apare în conturile bancare ale firmei.

Checklistul minim pentru a întâmpina controlul ANAF pregătit
Gestionarea eficientă a unui control ANAF începe cu organizarea riguroasă a documentelor fiscale și contabile. Există un checklist esențial pe care orice antreprenor ar trebui să îl bifeze lunar, nu doar în așteptarea unei inspecții. În primul rând, toate facturile emise și primite trebuie păstrate atât în format fizic, cât și digital, alături de dovada plății. Contractele comerciale, actele adiționale și corespondența cu partenerii de afaceri pot deveni piese esențiale în apărarea legală în fața inspectorilor. Registrul de casă, jurnalul de bancă și balanțele lunare trebuie să fie actualizate și semnate de contabil. Un alt element vital este dosarul de prețuri de transfer, dacă firma face tranzacții cu entități afiliate – deși acest aspect pare îndepărtat pentru un start-up, lipsa documentului atrage automat sancțiuni. De asemenea, este important să existe o evidență clară a angajaților, a contractelor de muncă și a fișelor de pontaj. Pentru firmele plătitoare de TVA, registrul de evidență a taxei și jurnalul de cumpărări și vânzări sunt obligatorii. În plus, orice rambursare de TVA trebuie susținută de un dosar justificativ complet, inclusiv dovezi de plată și livrare. Practica arată că firmele care păstrează această disciplină documentară lună de lună reduc semnificativ șansele de sancțiuni.

Cum te pregătești psihologic pentru un control fiscal
Un aspect prea puțin discutat, dar crucial, în gestionarea unui control ANAF este pregătirea psihologică a antreprenorului și a echipei. De multe ori, panica și lipsa de experiență pot duce la reacții neprofesioniste care complică procesul și creează tensiuni inutile. E important de știut că inspectorii ANAF sunt funcționari publici cu atribuții clare, care lucrează în baza unor proceduri standard. Conform unui studiu realizat de EY România, 36% dintre antreprenorii care au trecut printr-un control fiscal au declarat că emoțiile și stresul au fost mai greu de gestionat decât aspectele contabile. A te pregăti psihologic înseamnă să îți cunoști drepturile, să știi ce întrebări sunt legitime, ce documente trebuie prezentate și când ai dreptul să soliciți amânare sau asistență juridică. De asemenea, prezența unui consultant fiscal sau a unui avocat la fața locului poate face diferența între o inspecție tensionată și una fluentă. Nu trebuie să minți, dar nici să te supra confesezi – fiecare declarație poate deveni o piesă într-un dosar. Să răspunzi politicos, calm, dar ferm, este cea mai eficientă strategie. Mulți antreprenori învață pe pielea lor că “tonul face muzica” inclusiv în relația cu ANAF.

Ce înseamnă o inspecție fiscală tematică și cum o gestionezi
ANAF poate demara două tipuri principale de control: inspecția generală și cea tematică. Pentru start-up-uri, cea din urmă este mai frecventă, fiind concentrată pe un anumit aspect – de exemplu, verificarea TVA-ului sau a veniturilor declarate într-o anumită perioadă. O inspecție tematică nu durează mai mult de 30 de zile și vizează de obicei elemente punctuale, dar neregulile descoperite pot duce ulterior la o inspecție generală. În 2023, 58% dintre inspecțiile fiscale la firmele sub 3 ani vechime au fost tematice, conform datelor ANAF. Gestionarea eficientă a acestui tip de control presupune o pregătire rapidă a documentației cerute, dar și o înțelegere a contextului fiscal. E util să te consulți cu un specialist fiscal pentru a anticipa întrebările inspectorilor și pentru a avea răspunsuri clare. În cazul în care inspectorul solicită documente suplimentare, termenul legal de furnizare este de 5 zile lucrătoare.

Cele mai comune sancțiuni și cum pot fi evitate
În primii ani de activitate, lipsa experienței fiscale duce frecvent la sancțiuni care, chiar dacă nu sunt devastatoare financiar, pot afecta grav încrederea în business. Cea mai comună sancțiune este amenda contravențională, aplicată pentru lipsa documentelor justificative, declarații incorecte sau depunerea cu întârziere a declarațiilor fiscale. În 2024, valoarea medie a unei amenzi aplicate unui start-up controlat a fost de 2.400 lei, potrivit unui raport ANAF obținut prin solicitare publică. Însă, în cazuri grave, pot fi calculate obligații suplimentare de plată, penalități și chiar accesoriile aferente, ceea ce poate ridica suma totală la peste 10.000 lei pentru o firmă mică. Din experiențele antreprenorilor români intervievați în cadrul unui studiu al Patronatului Tinerilor Întreprinzători, reiese că multe sancțiuni au fost aplicate din cauza necunoașterii legislației – nu din rea-voință. Una dintre soluțiile eficiente este auditul fiscal intern periodic, realizat de un contabil extern sau consultant fiscal. Un alt instrument util este folosirea unei aplicații de tip ERP sau facturare digitală care semnalizează discrepanțele sau omisiunile în timp real. Nu în ultimul rând, deschiderea față de comunicare și solicitarea de clarificări oficiale de la ANAF, prin intermediul serviciului Spațiul Privat Virtual, pot preveni multe erori.

Obține o oferta de credit pentru societatea ta, de pana la 150 000$, in doar 48H. Absolut gratuit. Aplica aici!

Cum colaborezi cu contabilul tău în contextul unui control
Contabilul este prima linie de apărare a unei firme în fața ANAF, iar relația dintre antreprenor și contabil trebuie să fie una de încredere, transparență și comunicare eficientă. Un contabil competent nu doar întocmește balanțele, ci te avertizează la timp în legătură cu riscurile fiscale, oferindu-ți opțiuni de decizie. În momentul unui control, contabilul devine reprezentantul tău tehnic și trebuie să fie capabil să susțină cu argumente toate înregistrările contabile. Potrivit unui raport al CECCAR, 61% dintre sancțiunile aplicate start-up-urilor au fost direct influențate de erori contabile sau lipsa documentației necesare. Este esențial ca antreprenorul să înțeleagă rapoartele și balanțele, chiar dacă nu este specialist. De asemenea, e recomandat să existe întâlniri lunare între antreprenor și contabil, pentru a revizui situația fiscală a firmei. În cazul unui control, contabilul trebuie să poată pune la dispoziția inspectorilor, în termen legal, toate documentele cerute și să formuleze, dacă e cazul, contestații argumentate

Când ai nevoie de avocat sau consultant fiscal extern
Pentru firmele aflate la început, costurile de consultanță fiscală sau juridică pot părea nejustificate, dar în contextul unui control ANAF, aceste servicii devin esențiale. Există situații în care un consultant fiscal autorizat poate obține clarificări de la ANAF, poate formula puncte de vedere și poate negocia termene de prezentare a documentelor sau reîncadrarea anumitor venituri. Avocații, în schimb, intervin mai ales când apar sancțiuni severe, riscuri de prejudiciu sau când se dorește contestarea unui proces-verbal. În 2023, peste 1.300 de contestații împotriva deciziilor ANAF au fost formulate de firme românești cu vârstă sub 3 ani, iar 38% dintre ele au fost câștigate integral sau parțial, conform datelor de la Ministerul Finanțelor. Aceste cifre arată că implicarea unui avocat poate fi decisivă. În cazul unor firme din IT, de exemplu, a fost posibilă reîncadrarea veniturilor din drepturi de autor într-o formă mai avantajoasă, în urma unei intervenții juridice. Este important de știut că un avocat sau consultant poate participa la întâlnirile cu inspectorii și poate solicita ca acestea să fie consemnate integral în procesul-verbal.

Ce faci după control: învățăminte și pași obligatorii
După încheierea unui control ANAF, urmează etapa crucială de analiză a raportului de inspecție și, dacă e cazul, contestarea concluziilor. Prima obligație este să citești cu atenție procesul-verbal, să verifici dacă toate observațiile sunt justificate și susținute cu documente. Dacă există neconcordanțe, ai la dispoziție 30 de zile pentru a formula contestație. E bine să o faci cu ajutorul unui avocat sau consultant fiscal, pentru a construi o argumentație solidă. Ulterior, e important să implementezi măsurile recomandate de ANAF – fie că e vorba de corectarea unor înregistrări, de refacerea evidenței contabile sau de actualizarea procedurilor interne. Un pas esențial este auditul intern post-inspecție, care trebuie să evalueze toate riscurile și să propună soluții de conformare. Potrivit unei cercetări realizate de PwC România, firmele care au trecut printr-un control ANAF și au revizuit complet politicile fiscale au înregistrat o reducere cu 60% a riscurilor la următoarele controale.

Transformarea riscului fiscal în avantaj
Firmele care înțeleg repede că fiscalitatea nu e un dușman, ci un cadru de joc, pot transforma conformarea într-un avantaj. Un business care își plătește corect taxele, are documente în ordine și o relație clară cu ANAF este mai atractiv pentru finanțatori, furnizori și parteneri strategici. În plus, o reputație fiscală bună înseamnă acces mai ușor la fonduri europene, la credite bancare și la programe guvernamentale de sprijin pentru IMM-uri. Din acest motiv, multe start-up-uri din IT, educație sau agricultură digitală au început să investească în automatizarea completă a proceselor fiscale încă din primii ani. Conform datelor oferite de Confederația Patronală Concordia, 23% dintre firmele care au implementat digitalizarea completă a proceselor contabile au beneficiat ulterior de reduceri la inspecțiile fiscale.

Controlul ANAF nu trebuie privit ca o capcană, ci ca o soluție de a învăța, de a corecta și de a crește. Primii ani de business sunt marcați de incertitudine, iar fiscalitatea e un teritoriu necunoscut pentru mulți antreprenori. Totuși, cei care aleg să se informeze, să se pregătească și să colaboreze eficient cu profesioniști nu doar că reduc riscul de sancțiuni, ci și își construiesc o afacere mai solidă. România are încă un climat fiscal imprevizibil, dar și instrumente care pot fi folosite de cei care înțeleg regulile jocului. Controlul ANAF este, în esență, un test de maturitate economică.